Pembuat Dokumen SPPG
Buat surat, Berita Acara, PO, dan BAST tanpa mengetik data dasar berulang.
Pembuat Dokumen Tata Gizi menggunakan Master Data untuk mengisi informasi yang relevan, menyimpan draft saat pengguna bekerja, dan menerbitkan nomor ketika dokumen difinalisasi. Jenis yang tersedia mencakup Surat Resmi, Berita Acara, Purchase Order, Serah Terima MBG, BAST batch, dan rekap.
Ringkasan
Yang Anda isi, yang disiapkan sistem, dan hasilnya
Buat Surat Resmi, Berita Acara, PO, Serah Terima MBG, dan BAST batch — tersimpan otomatis, bernomor saat finalisasi.
- Anda isi
- jenis dokumen
- tujuan dan isi
- penandatangan
- data periode bila relevan
- Dihitung sistem
- kop dan identitas dari Master Data
- prefill Purchase Order dari stok menipis
- autosave draft saat pengguna bekerja
- penerbitan nomor saat finalisasi
- Hasil
- dokumen draft dan final
- berkas PDF untuk dicetak atau disimpan
Jenis dokumen yang tersedia
Setiap jenis punya form dan template sendiri. Anda memilih jenisnya, melengkapi isi yang khusus untuk dokumen itu, lalu memfinalisasi ketika sudah diperiksa.
Surat Resmi
Pilih jenis surat yang tersedia, lengkapi tujuan dan isi, periksa kop serta penandatangan, lalu finalisasi ketika siap.
Berita Acara
Gunakan template Berita Acara yang tersedia untuk mencatat kejadian, kesepakatan, serah terima, atau administrasi operasional.
Purchase Order
Buat PO universal dan gunakan prefill dari stok menipis bila tersedia. Periksa harga serta jumlah sebelum finalisasi.
Serah Terima MBG dan BAST Batch
Gunakan data sekolah atau posyandu, penandatangan, serta jumlah paket untuk membuat dokumen serah terima banyak lokasi secara lebih terstruktur.
Rekap
Buat rekap yang tersedia untuk data operasional, gizi, atau sisa makanan sesuai konfigurasi aktif.
Draft lebih dahulu, nomor resmi saat finalisasi.
Alur ini memisahkan pekerjaan yang masih berjalan dari dokumen yang sudah dianggap selesai, sehingga penomoran hanya dipakai oleh dokumen yang benar-benar diterbitkan.
Draft
Isi form dan simpan perubahan tanpa memakai nomor final.
Autosave
Perubahan disimpan berkala saat pengguna bekerja.
Finalisasi
Nomor dokumen diterbitkan ketika pengguna memfinalisasi, sehingga draft yang ditinggalkan tidak langsung membuat nomor berlubang.
Buka kembali
Dokumen final dapat dikembalikan ke draft sesuai izin dan alur aplikasi. Konsekuensinya dijelaskan sebelum pengguna mengubah dokumen final.
Data mana yang terisi otomatis?
Kop dan identitas SPPG menggunakan data yang tersedia di Master Data. Dokumen tertentu juga mengambil lokasi penerima, jumlah paket, stok, atau data periode.
Konten khusus dokumen tetap diisi dan diperiksa pengguna. Prefill hanya menyiapkan bagian yang sudah pasti dari data Anda; keputusan isi, angka, dan penandatangan tetap berada di tangan tim SPPG sebelum dokumen difinalisasi.
PDF dan cetak
Pengguna dapat membuka preview dan mencetak atau menyimpan PDF melalui alur yang tersedia di dalam aplikasi.
Tampilan preview mengikuti tata letak kertas yang dipakai saat mencetak, sehingga hasil di layar dapat diperiksa sebelum dokumen dicetak atau disimpan.
Batasan yang perlu diketahui
Sebelum dokumen dipakai
- Dokumen dari Tata Gizi adalah alat bantu administrasi. Status sah, kecukupan format, kewenangan penandatangan, dan pemakaian dokumen tetap menjadi tanggung jawab pengguna. Tata Gizi bukan penerbit dokumen resmi BGN.
- Jenis dokumen serta rekap yang muncul mengikuti konfigurasi yang aktif di aplikasi.
- Isi khusus tiap dokumen tetap diisi dan diperiksa pengguna sebelum finalisasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Kapan nomor dokumen dibuat?
Nomor diterbitkan saat dokumen difinalisasi, bukan ketika draft pertama dibuat.
Apakah dokumen memakai data Master Data?
Ya, untuk identitas, kop, lokasi, atau data lain yang relevan. Isi khusus tetap perlu diperiksa dan dilengkapi pengguna.
Apakah PO dapat mengambil data stok?
PO dapat memakai item stok menipis, jumlah kekurangan, dan histori harga sebagai prefill. Pengguna tetap harus memeriksa isinya.
Apakah BAST dari Tata Gizi otomatis menjadi laporan resmi BGN?
Tidak. Tata Gizi membantu membuat dokumen operasional. Penyampaian dan pemenuhan kewajiban resmi tetap mengikuti kanal serta ketentuan pemerintah.
Gunakan data yang sama untuk dokumen yang perlu dibuat berulang.
Master Data yang sudah Anda isi dipakai kembali oleh surat, Berita Acara, Purchase Order, dan BAST, sehingga informasi dasar tidak diketik ulang di setiap dokumen.
Tanpa kartu kredit • Tidak otomatis menjadi langganan berbayar